Kokemuksia verkkokaupan varaston ulkoistamisesta Nettivarastolle

Ulkoistin verkkokauppani varaston Nettivarastolle syyskuun lopussa (2015) ja nyt on kulunut sen verran aikaa ja tilauksiakin on kertynyt, että on aika summata kokemukset.

Ajatus varaston ulkoistamiseen heräsi kevään 2014 aikana. Verkkokaupan silloinen varastotila oli välillä aivan liian suuri ja välillä aivan liian pieni ja loppujen lopuksi samaa tilaa hyödyntäneen maahantuontitoiminnan loputtua oman varaston hyötysuhde jäi heikoksi.

Keväällä 2014 verkkokauppani parhaan tuoteryhmän, aurinkolasien myynti nousi kohisten. Myynnin kasvun taustalla oli erittäin hyvin toimiva Google Adwords strategia. Aurinkolasien varaston kiertonopeus oli niin hyvä, että usein tuote oli myyty ennen kuin se piti maksaa tavarantoimittajalle. Rupesin analysoimaan tarkemmin lukuja ja selvisi, että aurinkolasit toivat 50% liikevaihdosta, 80% katteesta ja saman aikaisesti aurinkolasien osuus varaston inventaarioarvosta oli noin 20%.

Kuriirifirma toimitti lisää laseja 2-3 kertaa viikossa ja tavarantoimittajan tarjoama ilmainen toimitus 2-3 arkipäivässä ulkomailta mahdollisti sen, että tuotteet eivät päässeet helposti loppumaan ja varastoon ei tarvinut laittaa tolkuttomasti rahaa kiinni.

Ironisinta tässä oli, että tuotteet, jotka toivat 80% tuloksesta mahtuivat käytännössä yhden neliön laajuiseen ja pari metriä korkeaan tilaan. Kävin ajattelemaan, että täytyy olla jokin fiksumpi keino hoitaa logistiikka kuin oman ajan käyttäminen pakettien kanssa puljaamiseen kun sitä arvokasta aikaa voisi käyttää paljon kehittävämpään toimintaan.

Google haut toivat esiin kourallisen palveluntarjoajia, joista loppujen lopuksi ainoastaan Nettivarasto ja PostNord olivat varteenotettavia vaihtoehtoja. Postikin tarjoaa omaa palveluaan, mutta Postin yrityspalvelujen kanssa en suoraan sanottuna halua olla missään tekemisissä. Posti saa kuljettaa paketteja, mutta muuten on parempi mitä vähemmän tarvitsee heidän kanssaan tarvitsee kommunikoida.

Klarnan toimittamassa E-kaupan lehdessä nro. 1/2012 oli hyvä juttu ulkoistetuista varastoista. Klarnan lehdessä Nettivaraston, PostNordin ja Postin edustajat kertoivat palvelustaaan ja ainoastaan Nettivaraston kertomuksessa tuli vastauksia oleellisiin kysymyksiin, joita mielessäni liikkui ja tämä ero vaan korostuu kun siirtyy tutkimaan asiaa edellä mainittujen toimijoiden sivustoille. Nettivarasto on ainoa, joka ilmoittaa suoraan ja läpinäkyvästi mitä palvelu kustantaa.

Käyttämääni Prospercart verkkokauppaohjelmistoon ei ollut suoraa integraatiota olemassa Nettivarastoon ja integraatio päätettiin toteuttaa käyttäen tiedonsiirrossa hyväksi Flashnoden tarjoamaa nerokasta tiedonsiirtopalvelua. Integraation käyttöönottossa meni erinäisistä syistä johtuen paljon kauemmin kuin alunperin oli tarkoitus.

Täytyy kyllä nostaa näkymätöntä hattuani Flashnodelle, koska he eivät veloita integraation toteutuksesta mitään ja ihan ilmaista tällaisen pilottihankkeen toteutus ei varmasti ole. Testausvaiheessa lähettelimme varmasti useita kymmeniä sähköpostiviestejä Flashnoden, Prospercartin ja Nettivaraston kesken ja loppujen lopuksi kaikki ongelmakohdat saatiin ratkaistua ja tiedonsiirto toimii juuri niin kuin pitääkin eikä vain melkein.

Integraation ansiosta ansiosta verkkokaupasta siirtyy Nettivarastoon kaikki tilaustiedot, ei ainoastaan asiakkaan yhteystiedot vaan myös asiakkaan valitsema paketin noutopiste vaikka se olisi eri kaupungissa (moni asiakas haluaa noutaa paketin esimerkiksi työpaikan läheltä ja työpaikka voi olla eri paikkakunnalla kuin kotiosoite).

Seurantakoodit siirtyvät automaattisesti Nettivarastosta verkkokauppaan kun tilaus on lähetetty. Kerran päivässä kirjaudun verkkokaupan hallintaan ja valitsen hiiren klikkauksella sen päivän tilaukset ja toisella klikkauksella verkkokaupasta lähtee toimitusvahvistus viestit asiakkaille sisältäen pakettien seurantakoodit.

Varaston ulkoistamisen jälkeen logistiikkaa ei ole paljon tarvinnut ajatella. Kaikki tilaukset ovat aina lähteneet ajallaan ja keräysvirheitä ei ole ollut yhtään. Tällä hetkellä itse täytyy tehdä ainoastaan ilmoitukset saapuvista lähetyksistä Nettivarastolle ja asiakaspalautukset vastaanotamme toistaiseksi itse.

Välillä tulee tilanteita, että asikas haluaa vaihtaa tilaamansa tuotteen esimerkiksi toiseen kokoon ja tällöin uusi toimitus pitää luoda manuaalisesti Nettivaraston hallinnassa ja tämä käy helposti.

Nettivarasto ilmoittaa hinnastonsa läpinäkyvästi sivuillaan. Käytännön tasolla suurin säästö on syntynyt tuotteiden varastointikustannuksissa. Säästö varastointikustannuksissa on oikeastaan ihan järkyttävän suuri ja tulee jatkossa vielä korostumaan kun verkkokaupan valikoima kehittyy.

Ainakin ensimmäisen laskun perusteella tuotteiden varastoiminen maksaa noin viidesosan entisestä summasta. (Huom! maksoimme ennen omasta pienestä varastosta 6€ neliö sisältäen sähkön). Myös logistiikkahinnoissa on syntynyt huomattavaa säästöä kun on päässyt hyödyntämään kunnon volyymialennuksia.

Erityisen suurta säästöä syntyisi jos olisi toimituksia ulkomaille. Pakkausmateriaaleissa syntyy kanssa säästöjä ja bonuksena ei tarvitse itse huolehtia pahvilaatikkojen tilaamisesta ja samalla pakkausmateriaalien varastoiminen ei sido pääomia.

Suurin kuluerä näin alussa on ollut tavaroiden vastaanottotyö ja hyllytys. Tämä johtuu suurelta osin siitä, että tuotevalikoimassa on tällä hetkellä paljon erilaisia vaatteita, joissa on paljon tuoteoptioita. Jatkossa tuotevalikoimassa tulevat korostumaan pitkään myynnissä pysyvät ei tuoteoptioita sisältävät tuotteet joita menee jatkuvasti kaupaksi ja tuoteoptiollisten tuotteiden osuus pienenee. Käytännössä ulkoistaminen on kannattavinta kalliiden tuotteiden ja / tai korkean keskiostoksen kohdalla, koska tilauksen käsittelystä menee aina sama kulu huolimatta ostoksen loppusummasta. Meillä tämä ei ole ollut ongelma, koska keskiostos on yli 100€.

Kaikista suurin hyöty on kuitenkin ollut oman ajan säästyminen ja sille ei voi oikein hintaa laskea!

Suurin osa tavaratoimituksista menee jatkossa suoraan Nettivarastolle. Asiakaspalautukset ja muut pienet erät olen lähettänyt Suomesta HRX Finlandin kautta Nettivarastolle Tallinnaan. HRX:n toimitukset ovat edullisia ja palvelu on toiminut hyvin. Tavaratoimituksista pitää tehdä aina ennakkoilmoitus Nettivarastolle, joka tuntui aluksi työläältä, mutta viisi minuuttia sisäänosto excelin täyttämiseen voittaa kuitenkin sen, että ei tarvitse itse päivystää odottamassa saapuvia lähetyksiä.

Tällä hetkellä näyttää, että kuukausitasolla on tulossa ihan euromääräistä säästöä verrattuna siihen, että hoitaisi itse varastoinnin ja muun logistiikan. Kaikki ajansäästö ja se, että ei tarvitse huolehtia enää lukemattomista pikkuasioista tulee vähän niin kuin kaupan päälle.

Pienet ja keskisuuret verkkokaupat saavat varmasti suhteellisesti suurimman hyödyn. Isommilla seitsemän numeroista liikevaihtoa tekevillä firmoilla voi olla paremmat mahdollisuudet panostaa omiin prosesseihinsa ja heillä on myös enemmän neuvotteluvoimaa vääntää esimerkiksi Postin logistiikkahinnoista.

Oma verkkokauppani kuuluu kategoriaan pieni verkkokauppa 1500-2000 tilauksen vuositasolla ja omalla kohdallani varaston ulkoistaminen on aivan välttämätöntä jos ylipäätänsä haluaaa kasvaa tästä suuremmaksi.